「毎回プロンプトを書き直している」が一番もったいない
AI を業務で使い始めると、最初の数か月は「うまくいった出力」を保存せず、毎回ゼロから書き直す状態が続きます。これが一番もったいない時期です。
うまくいった出力には、必ず再現性のある型があります。型を抽出して保存すれば、次回からは「埋めるだけ」になります。
このシリーズでは、よく使われる 10 種類の業務（メール下書き、議事録要約、提案書、報告書、面接質問、LP コピー、SNS 投稿、教育コンテンツ、自分用テンプレ総まとめ）について、型の作り方と使い方を扱います。
テンプレ化できる仕事の 3 条件
すべての仕事がテンプレ化できるわけではありません。次の 3 条件を満たす仕事だけが、テンプレ化で効果が出ます。
- 1. 月 3 回以上発生する
- 2. 完成形の構造が毎回ほぼ同じ
- 3. 「正しい完成例」が手元に 3 つ以上ある
月 1 回しか発生しない業務をテンプレ化しても、次に使う頃には作り方を忘れています。完成形の構造がバラバラの業務（例：個別案件の交渉文）はテンプレ化が逆効果です。完成例が 1 つしかない業務は、再現性の検証ができません。
3 条件を満たさない仕事は、毎回都度書く方が結局は速くなります。
テンプレの正体は「条件分岐」
良いテンプレは、入力を渡せば出力が決まる「関数」のような形をしています。
- - 入力：相手の役職・件名・前回のやり取り・依頼内容
- - 条件：丁寧さレベル・締切の強さ・添付物の有無
- - 出力：本文の構造（挨拶／本論／依頼／締め）
ここで重要なのは、入力と条件を「変数」として明示することです。プロンプト本文に変数を埋め込み、変数の埋め方だけを毎回変えれば出力が安定します。
良いテンプレの 4 要素
実務で再利用に耐えるテンプレは、次の 4 要素を備えています。
- 1. 役割宣言（誰として書くか）：「あなたは BtoB SaaS の営業担当です」
- 2. 出力構造（章立て）：「以下の 4 段で書け：背景／提案／費用／次回」
- 3. 出力規約（口調・文字数・禁則）：「敬語、各段 200 字以内、絵文字なし」
- 4. 例示（1〜2 件）：「以下が過去の良い例：…」
このうち最も効くのは「例示」です。1 つでも良い完成例を渡すと、出力品質が一段上がります。
例示は「OK 例」と「NG 例」を 1 セット
例示はさらに、OK 例と NG 例を 1 セットで渡すと品質が安定します。
- - OK 例：「次の文は良い例だ：……」
- - NG 例：「次の文は避けるべき例だ：……（理由：……）」
NG 例の理由を明示することで、AI は同じ失敗を回避します。NG 例なしの OK 例だけだと、似ているが微妙にズレた出力が出ます。
テンプレを保存する場所
テンプレは、頭の中ではなくファイルで保存します。
- - 個人なら：自分のメモアプリ／Notion／Obsidian
- - チームなら：社内 wiki／共有 Notion／Box
- - 会社全体なら：許可ツールに入れたテンプレライブラリ
ファイル形式は、Markdown のテキストが扱いやすい形式です。コピー＆ペーストでそのまま AI に渡せます。
保存場所を決めずに「気が向いたときにメモする」と、3 か月後にどこに何があるか分からなくなります。
バージョン管理の必要性
テンプレは育てるものです。最初に作ったバージョンは、3 か月後には古くなります。
最低限のバージョン管理として、テンプレの先頭に次を書きます。
- - バージョン番号（v1, v2, v3）
- - 最終更新日
- - 主な変更点（「v3：締めの 1 文を改行ありに変更」など）
これだけで、過去版に戻したいとき、何が変わったのか把握できます。
次回予告
第2話から、具体的な業務テンプレに入ります。最初はメール下書き（社外宛て敬語）です。
この回のまとめ：
- - テンプレ化できるのは「月 3 回以上／構造が同じ／完成例 3 つ以上」の業務だけ。
- - テンプレは「役割／構造／規約／例示」の 4 要素で組む。
- - 例示は OK 例と NG 例を 1 セットで渡す。
- - 保存場所を最初に決め、Markdown で残す。
- - バージョン番号と最終更新日を必ず付ける。