テンプレ集は「育てる」が前提
第1〜9 話で、メール／議事録／提案書／報告書／面接／LP／SNS／教育の 8 業務テンプレを扱いました。最終話は、これらをどう運用していくかです。
テンプレ集は、作って終わりではなく育てて使うものです。次の 3 つの観点で運用します。
- 1. 育てる（改善する）
- 2. 捨てる（使わないものを削除）
- 3. 引き継ぐ（チーム共有・退職時引継ぎ）
放置していると、半年で「どれが最新か分からない」状態になります。
テンプレ管理シートを作る
テンプレが 5 本を超えたら、管理シートで一覧化します。
| 項目 | 内容 | | --- | --- | | テンプレ名 | 例：依頼系メール v3 | | 用途 | どんな場面で使うか 1 文 | | 最終更新日 | YYYY-MM-DD | | 利用回数 | 過去 30 日／90 日 | | 改善メモ | 次回の修正候補 | | 担当者 | 個人なら自分、チームなら所有者 |
利用回数を記録しておくと、3 か月使われていないテンプレが見えてきます。それが「捨てる」候補です。
テンプレを「育てる」リズム
テンプレは月次で見直します。月末に 30 分、次のチェックを行います。
- - 今月使ったテンプレは何件か
- - 出力品質に不満があったテンプレはどれか
- - 入力フォーマットがズレてきたテンプレはどれか
- - 例示が古くなっているテンプレはどれか