経理・総務に流れている文書量を可視化する
経理・総務などのバックオフィスには、見えにくい量の社内文書が流れています。経費申請の差し戻し文、社内通達、規程改定の周知、慶弔連絡、出張ルールの解説、通勤手当の説明など、全部「短い文章を量産している」状態です。
ここに AI を入れると、書く時間そのものは大きく減ります。ただし、社内文書には「正本」が存在するという特殊性があります。AI で要約や下書きを作ったあとに、正本との突き合わせ工程を必ず挟む運用にしないと、間違った内容が社内に出回ります。
「正本」と AI 生成「要約」を分けて管理する
社内通達や規程要約は、AI が一発で書ける一方で、誤りが社内に流れた場合のリカバリが重い領域です。原則として、次のように分けます。
- - 正本：人事規程、就業規則、稟議規程、経理規程など。改定は所管部署のみ。
- - 要約・周知文：AI で下書き可。ただし末尾に「詳細は規程本体を確認」を必ず付ける。
要約版の冒頭に「これは規程の要約です。判断材料には正本を参照してください」と添えると、誤解を防げます。AI が要約した内容を、新人が「これが規程そのもの」と思い込まないようにする保険です。
月次・四半期・通達の 3 リズム
経理・総務の文書発行は、月次／四半期／不定期通達の 3 リズムで回ります。それぞれにプロンプトひな形を 1 つずつ用意しておくと、毎回のゼロから書き起こしが消えます。
- - 月次：締め日案内、支払予定、立替経費の差し戻し雛形
- - 四半期：レポート添付メール、税務関連スケジュール、棚卸案内
- - 通達：規程改定、組織変更、人事異動、慶弔連絡（基本フォーマットだけ）
ひな形には、社内呼称（社員様／皆様／各位）、署名、敬語の濃さ、を組織の標準で固定しておきます。AI に毎回敬語の濃度を判断させると、ばらつきが出ます。